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不動産もテレワーク時代!タスク管理の決定的ガイド!

最終更新日:2020.12.01

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不動産での作業には多くの可動部分があります。不動産業者の毎日のスケジュールはさまざまですが、見込み客を見つけ、オープンハウスのスケジュールを立て、物件が閉まったときに書類に署名する必要があります。だからこそ、効果的なタスク管理は、成功した不動産業者と永遠に水を張っている不動産業者との違いとなります。

成功しているところとの違いは?

成功した不動産業者はシームレスなプロセスを使用しています。チームの全員が自分の責任、タスク、期限を知っています。タスクを効果的に委任するために、多くの不動産業者はタスク管理ソフトウェアとプロセスに多額の投資をしています。

タスク管理は、仮想ToDoリストであり、パーソナルアシスタントが1つにまとめられたものと考えることができます。これは、クライアントとの現在の状況を把握し、メールを送信する必要があるときに通知し、取引を完了するときに適切な事務処理を行うツールです。

不動産タスク管理がなぜ重要であるか、そしてそれがどのようにあなたとあなたの代理店に利益をもたらすことができるかについて詳しく見てみましょう。

タスク管理ツールを使用すると何が変わるのか?

不動産タスク管理のメリットは、時間の節約だけではありません。日々のタスクを常に把握し、整理整頓しておくことで、不動産業者のストレスを軽減し、生産性を向上させることができます。そして、誰もが知っているように、素晴らしいエージェントというのは生産的なエージェントのことであり、素晴らしいエージェントは必ずと言っていいほどタスク管理ツールを用いていると言ってもいいかもしれません。

多数の異なるプラットフォームで数十のタスクをジャグリングしている場合、ストレスを感じている可能性があります。これらすべてのタスクを1つのプラットフォームに組み込み、それらを効果的に管理することで、不動産業者としての全体的な役割をより組織化できるのです。

不動産業界のタスク管理ツール導入メリット

ほとんどの人は一生の間に不動産を借りるか、買うか、または売るでしょう。つまり、あなたの不動産業界で出会うほとんどすべての人が潜在的なクライアントです。

典型的な一日には、見込み客とのつながり、ウェブサイトの問い合わせへの対応、リードの育成が含まれます。タスク管理システムを導入しないと、リードの管理が無駄になったり、整理されていない状態になる可能性があります。
リードを効果的にフォローアップすることは、6つのステップに分けることができます。

1.見込み顧客の発掘
2.見込みのあるリード
3.リードの育成
4.リード分布
5.リードの追求(販売プロセスとパイプライン)
6.追跡と報告

メリット1:見込み顧客の発掘と育成

リードをタイムリーにフォローアップするシステムを整備することで、取引を成立または成立させることができます。付加価値を追加し、すべてのタッチポイントで適切な情報を提供するエンドツーエンドの販売エクスペリエンスをリードに提供する必要があります。

メリット2:会議とツアーの処理

あなたが家を売っているのか、クライアントが夢の家を見つけるのか。通常、1日のほとんどをクライアントと直接やり取りします。

それだけでなく、ブローカー、ローンオフィサー、そしてもちろん、あなたの代理店の他の不動産業者とも協力しなければなりません。

たとえば、定期的な会議により、不動産業者は新しいリストを共有したり、値下げに関する他のエージェントを更新したり、バイヤーのニーズについて話し合ったりすることができます。不動産業者が買い手と売り手を並べるのを手伝うことは言うまでもありません。これらすべては、不動産業者にとって運用上の悪夢につながる可能性があります。

タスク管理にCRMを使用している場合、ツールは会議時間を自動的にスケジュールし、GoogleドライブやOneDriveなどのサードパーティアプリを介したドキュメント共有を有効にすることができます。

これにより、会議がより効率的になるだけでなく、恐ろしいメールのやり取りを避けることができるため、時間を節約できます。

メリット3:日常的なタスクを整理する

オンラインでのタスク管理は、机の上に散らかっている紙のリストを使用するよりもはるかに簡単です。オンラインタスク管理の最大の利点の1つは、これらのありふれたタスクを整理および自動化するオプションを提供することです。

タスク管理ツールを使用することは、データ入力のような面倒なタスクを把握するための優れた方法です。多くのツールがクラウド上で機能するため、(オフィスから離れていても)すべてを把握できるようになります。

メリット4:認定を維持する

信頼できる不動産業者の要は、アクティブな不動産業者のライセンスを持っていることです。

すべての人の日常のタスクリストには載っていませんが、不動産業者はアクティブなライセンスを維持するために教育クレジットを維持する必要があります。オフィスでランクを上げたい多くの不動産業者は、業界での資格と市場性を向上させるために、追加の認定を勉強しています。

認定の維持をタスクリストに含めると、必要な基準に遅れをとらないようにするのに役立ちます。

タスク管理ツール紹介

Asana

Asanaは、毎日のタスクから戦略的イニシアチブまで、チームが作業を調整するのに役立ちます。Asanaを使用すると、チームはどこにいても、タスク管理が把握でき、より速く移動し、少ないリソースでより多くの成果を上げることができます。
190か国の75,000を超える組織がAsanaを利用して、会社の目標からデジタル変革、製品の発売、マーケティングキャンペーンまですべてを管理しています。チームは、誰もが明確で、自分の役割を果たせる力があるときに素晴らしい仕事をします。Asanaを使用すると、チームは最も野心的な仕事をどこからでも計画、整理、実行することが可能になるでしょう。

[blogcard url=”https://andd.live/3347/asana/”]

monday.com

強力なリソース管理ソフトウェアであるmonday.comは、チームがオフィス、自宅、または外出先にかかわらず、時間どおりに結果を提供するプロジェクトを計画および実行するのに役立ちます。その使いやすさと柔軟性により、チームのオンボーディングが高速になり、ワークフローを自由にカスタマイズできます。タイムトラッキング、自動通知、依存関係、タイムラインビュー、統合などの強力な生産性機能により、チームはすべてのプロジェクトマイルストーンでより優れたより速い結果を達成できます。

[blogcard url=”https://andd.live/2856/monday-com/”]

Trello

「一緒に何でも整理しなさい。」Trelloは、プロジェクトをボードに整理するコラボレーションツールです。一目で、Trelloは何が作業されているか、誰が何に作業しているのか、そして何かがプロセスのどこにあるのかを教えてくれます。すべてのプロジェクト、すべてのタスク、すべてのチームに整理され、説明され、一目で簡単に確認できます。新しいユーザーは、リストとカードのメタファーを即座に理解し、数分以内にTrelloで作業できます。

[blogcard url=”https://andd.live/2837/trello/”]

良い口コミ

Asana
ツールの機能にアクセスする方法を知ることができるので、私が本当に気に入っているのは、その機能の多様性、魅力的でクリーンで直感的なデザインです。
インタラクティブなドラッグアンドドロップテーブルがあります。これらは、洞察とコラボレーション、およびタスクの迅速な割り当て/再割り当てを可能にするリアルタイムの情報源として機能します。タグを使用して特定のジョブをグループ化することもできます。

Asanaは非常に視覚的で直接的です。保留中のタスクは、チェックリストおよびガントチャートとして表示できます。また、Microsoft Office、Slack、Salesforce、Zapier、Google Drive、Adobeなど、多くの統合機能があります。

私たちは無料トライアルでそれを使用し始め、私たちはこれが私たちが望んでいたソフトウェアであることを最初の週に体感しました。最高の要因の一つは、それが私たちに追加料金なしで新機能を追加するために定期的に更新されているということです。私たちのチームでは、目標を設定し、ソフトウェア内のチームメンバーの間で分散された小さな目標に分割することができ、締め切りに基づいて各目標の進捗状況を簡単に追跡することができます。作業量を追跡し、数回クリックするだけで単一のダッシュボード上でポートフォリオを監視することができるので、非常に使いやすくなっています。導入時には、非常に使いやすいので、特別なトレーニングは必要ありませんでした。時間を節約し、エラーを減らすために、ソフトウェア内のすべてのルーチンタスクを自動化しました。さらに、私が気に入っているもう一つの機能は、作業依頼を提出するためのユーザーフレンドリーなフォームを使用していることです。記入するのがとても簡単です。

onday.com
無料の試用版を使用したところ、自分自身を整理し、日々のタスクやプロジェクトを最優先にできました。他の人を招待してタスクを割り当てたり、タイムラインを共有したりできます。このソフトウェアで私が気に入っている最高の点は、タスクをドラッグアンドドロップしてクリックするだけで、完了または進行中またはその他のタスクとしてマーク付けできることです。

視覚的に、タスクを視覚化し、あなたとあなたのチームがワークロードの方法で何を持っているかを確認することは非常に簡単です。イニシアティブ、それは多くの機能を持っていますが、すべてが論理的にウェブページ内に配置されているので、あなた自身がメニューで迷子にることはありません。カスタマイズ可能なボードは、デザイン、所有、使用は完全にあなたのものです。変更は即座に行うことができ、物事はチームのニーズに適応することができ、手間のかからない意味を持っています。サポート、必要な時にはいつでもサポートが利用可能で反応が良いです。バグも、まれではありますが、迅速に解決されています。サブタスクがないので、多くの人はサブタスクが欠点だと言いますが、サブタスクは本当に問題を引き起こし、それは物事を失うことになるので、フラットなタスク構造は非常に明確さを向上させます。ライブシステム、アップデート、タスクの状況をリアルタイムで全ユーザーに瞬時に提供。もう「誰がタスクスプレッドシートを開いているのか」ということはありません。一般的には、これは「To Doリスト」であり、主体性と対話性を持ったもので、チームに適切に導入されれば、ワークフローに革命をもたらすでしょう。

Trello
Trelloを使用すると、進行状況とアカウンタビリティを追跡できるように、プロジェクトとボードを他のメンバーと共有するための優れた可視性が得られるのが好きです。誰もが行っていること、完了したこと、および完了しなければならないことを簡単に追跡できます。みんなのためのタスクが同じ場所にはっきりと表示されています。

私はこれまで様々なプロジェクト管理/個人の組織化ツールを使用してきましたが、Trelloが登場するまではどれも「固執」しているようには見えませんでした。このアプリはデバイスに関係なく、信じられないほどのUXを持っていて、ファンタスティックに構築されています。彼らは不必要な余分なジャンクでそれをオーバーロードしていないし、私はそれを高く評価しています。彼らは自分たちのコアミッションに固執し、正しいことを本当に、本当によくやってくれています。コラボレーションツールとしての利用も素晴らしいです。DevOpsではないかもしれませんし、それを非難する人もいるかもしれませんが、アジャイルな組織には間違いなく必要な場所があります。

悪い口コミ

Asana
私は無料版を使用しているので、すべての機能を利用できるわけではありません。複数のプロジェクトを作成したいのですが、有料版で利用できると思います。Asanaはうまく機能するので悪いところはとくにありません。強いて言うならば多少高価な点が気になりますが、相応の対価であると思います。

monday.com
Monday.comは時々UIをナビゲートするときに遅れを生じる可能性がありますが、これはアプリケーションを使用するときのちょっとした不便さです。

Trello
この製品には大きな嫌悪感はありませんが、より多くの機能を備えているため、時々作業を混乱させました。
・カードの中に記載している単語やカードそのものの検索がしづらいです。絞り込み機能のUIを強化していただけるとさらに使い勝手がよくなると思います。

システム見直し本舗編集長 三ツ谷直臣

システム見直し本舗編集長 三ツ谷直臣

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