【2020年】事務時間激減だけじゃない!プロジェクト効率化ツール【導入事例】

最終更新日:2020.12.01

記事画像2020年、テレワーク、リモートワーク化がほとんどの企業を占めています。そこではコミュニケーションが無くても効率化が進められている企業がほとんどです。

なぜリモートワークでも生産性を維持し続けているのかには、プロジェクト管理ツールが役立っていると言えます。

テレワークでも変わらない生産性

2020年、テレワーク、リモートワーク化がほとんどの企業を占めています。そこでは、会話のコミュニケーションが無くても効率化が進められている企業がほとんどです。

大企業の中には既にリモートワークで結果が出ているので、これからも文化としてテレワークを導入し続ける場所も増えてきています。それらの企業とはなぜテレワークでも生産性を維持、向上しているのか、そこではどのようなツールが使われているのか、紹介していこうと思います。

事務作業だけじゃない?プロジェクト管理ツール

生産性の向上は事務作業じゃありません。ダッシュボード機能でいつでも共有するだけではありません。ToDoアプリのようにチェックするだけでもありません。

簡単な操作であらゆるプロジェクトの進行状況が把握・管理でき、仕事を見える化します。期限の設定はもちろん、タイムラインを使って計画を立てれば全て変更・管理できます。

カレンダー共有機能でスケジュールの全体像も把握でき、もし穴や重複があった場合は簡単に見つける事ができます。

これらは視覚的な操作(ドラック&ドロップ操作)で、簡単に実行できます。

主要機能と事例

主要機能

ガントチャート/リスト形式
ガントチャートとは、スケジュールの進歩をグラフに可視化したものです。
横軸に日時、縦軸に作業内容や、個人名を設定し業務のタスク状況を把握できます。
ガントチャートを作成することにより、いつ誰がどの作業を行っているのかを可視化することができます。

かんばん形式
かんばんとは、タスクをステータ毎に管理することができるものです。
ガントチャートとは異なり、横軸にタスク管理をしていきます。
「未実行」、「実行中」、「完了」といったプロジェクトの進捗状況を実行される作業が管理されます。複雑な工程になっても、タスクの進捗状況を可視化することができます。

カレンダー機能
カレンダーでは、先ほどのリスト形式やカンバン形式で追加したタスクを自動で出力してくれます。特に、カレンダーは締め切り期日が近いタスクを見つけるために役立ちます。

プロジェクト管理ツールによって向上した事例

事例1
・プロジェクト全体の進歩会議をなくし、チームリーダー6名で月24時間削減。
1つのプロジェクトメンバーは30名ほど。チームメンバーが増えるほど複雑となるため、コミュニケーションの時間短縮、進歩の見える化によって会議時間が大幅短縮できた。

事例2
・年間目標達成速度2倍
従業員数は250名以上。ミーティング時間を180時間節約に成功。(4半期あたり)
チームのプロセスとワークフローを最適化し、キャンペーンを2倍早くローンチすることに成功。

事例3
・2倍以上のクライアントにサービス提供
・プロジェクトマネージャーは.5倍以上管理可能
毎週の会議時間75%削減

おすすめプロジェクト管理ツール特徴

Trello

①タスクがカード方式
②拡張プラグイン機能
③全体の自動集計機能・ガントチャート

 

 

Monday.com

①何よりもビジュアルの見やすさ
②チャット機能
③ガントチャート機能

 

 

Smartsheet

①ガントチャート方式
②確かなサポート実績
③様々な昨日の可視化

 

 

baclklog

①ファイル共有・カスタム属性
②徹底したバグ管理
③親課題と子課に分た管理題管理

 

 

Asana

①たくさんの連携アプリ
②レポート機能
③100種類以上とアプリ連携

良い口コミ

Trello
生産性の秘訣はシンプルさ
Trelloが提供する以上のものは必要ありません。列の間にドラッグ&ドロップすることができるカードを持つボードの単純な無限の数だけ。それだけです。誰も使ったことがないような派手な機能を提供する他の生産性ツールで、どうやって仕事をするのか分からない。
マネージャーが恐ろしい生産性ツールの流行に飛びつきたがっていて、その招待メールを受け取るたびに、4週間後には誰もそのアカウントを使わなくなり、インストールして自分たちのニーズに合わせて設定するのに時間を浪費することになるだろうと思っていた。しかし、Trelloは違います。

Monday.com
2019年10月の非営利団体での200時間インターン中にMondayを使い始めました。このプログラムがどれほど強力なのかを見て、私たちはAssuaged, Inc.のデータインターンシップチームにそれをピットウイングしました。彼らは、私たちが生産的にデータベースシステムを構築するために必要なソフトウェアの種類を把握しようとして約1週間を費やし、誰もが様々な理由からマンデーに結論を出しました。彼らが持っている機能の中には、他のプラットフォームには存在しないものもあります。

やっと全てのタスクを一つのエリアに整理できるようになりました。色は流動性とバランスを維持するのに役立ちますし、ソフトウェア自体は、私たちが最後に離脱した場所を失うことなく、複数のプロジェクトやタスクを処理しなければならない時代の間に組織を維持することができます。

いくつかのExcelスプレッドシートのインポートに成功し、今ではアイデア段階から制作段階、完成・公開段階へと項目を移動させることができるようになりました。月曜日はシステム的に運用されており、すべてのレベルで効果を発揮しています!

また、サポートは世界でも類を見ないもので、この会社は本当にユーザーとユーザー体験を大切にしており、ユーザーの満足を第一に考えています。

マンデーのサービスは、時間、納期、そして特にパッケージ全体をはるかに安いコストで提供するという点で、他のどのプロジェクト管理ツールとも比較になりません。

今、私たちのチームは効果的に交流することができ、デスクトップから便利なマンデーを使用するのとは対照的に、物事を完了させるのに時間がかかることが多いグーグルのスプレッドシートを使用することなく、より良い調整を行うことができます。

多くの引用は月曜日は月曜日であると言いますが、月曜日のおかげで今では月曜日が大好きになりました。月曜日に感謝します。

Smartsheet
個別の細かいチケットでの期日設定とは別で大まかなタスクのスケジュールを見る際に活用しました。他のツールとどうしても二重管理になりがちなガントチャートですが、手軽で直感的に作成できるためその負荷を最低限に済ませることができました。

これまではスプレッドシートなどの表計算ソフトウェアを使用してガントチャートを作成していましたが、専用のアプリケーションを使用することで、作成から編集、共有まで速やかに実行できるようになりました。わずわらしさがなくなったので非常に快適に感じています。

Backlog
現在 社内のプロジェクトで使用しております。プロジェクトのメンバーには、社員以外に、外部企業からもこのプロジェクトメンバーとして参加してもらっています。

プロジェクトで発生する成果物(いろいろなファイル)や課題管理、プロセススケジュール等をこのソフトで管理することで、プロジェクト全体の状況が見えるようになります。

カンバンボードやガントチャートも備えているので、アジャイル開発でも使用できます。

Gitを利用してソースの管理も容易にできるので便利です。プログラム開発がとても効率的になりました。

Asana
タスクを特定するために長いメールを読んだり読み直したりする必要がなくなったことに感謝しています。

私は何年も無料ユーザーとしてAsanaを使用していますが、個人的なプロジェクトや他の組織のためにも使用しています。アカウントをリンクできるのも気に入っていますが、すべてのワークスペースにまたがるすべてのタスクの個人的な概要を見ることができれば、もっと嬉しいです。

プレミアム機能がシングルユーザー向けに提供されていたら、もっとお金を払いたいと思っていましたが、そうではないので、購入したいという誘惑はあまり感じず、無料のAsanaを使うことにしています。

学習曲線が少しあり、特定のプロジェクトをセットアップして人々を参加させるための最良の方法を見つけるのに時間がかかることがありますが、特定のプロジェクトの数サイクル後には、それはそれで十分に価値があります。私は、もはやメールの連鎖を繰り返して、インラインの応答を読み、それぞれのメールのすべてのポイントに行動したかどうかを確認しようとする必要がないことを愛しています。会話に集中できるタスクで一つ一つのことを維持するのは素晴らしいことです。アプリも改善されている、サイトが速くなった、などなど。

悪い口コミ

Trello
これがあるからプロジェクトマネジメントが加速すると言うことではないので、アラート機能だけではなく、先進的なリマインド方法が複数選択できると良いと考える。
結局細かいタスクを追加するのが面倒でメモに手で書いてしまうので、そこはなんとかトレロで管理しようと思えるような手軽さが生まれないかなあとは思う。タスクに期限が入れられるので、勝手に期限ごとに並びかわってくれると嬉しいが、現時点では手動で自ら並び変えなければいけない。

Smartsheet
衝撃的なオンラインチャットサポート
私はSmartsheetsを無料トライアルユーザーとして利用しています。トライアルが終了したら有料の顧客に変える価値があるかどうかを考えていたのですが、価格モデルや個々のユーザーが利用できるサービス(ウェブサイト上の情報は非常に限られています)についていくつかの疑問がありました。私は ‘トム’とオンラインチャットを使用していましたが、私が受け取ったすべては、いくつかの、簡潔な、無関係な、または曖昧な1行の応答だった。私の質問に答える際の注意が完全に欠如しており、私が有料の顧客になるかどうかについての完全な両義性がありました。別の国にいるので、彼が私に電話するかどうか尋ねたところ、彼は、彼らは個々の顧客にサポートを提供していないと言って拒否しました! 素晴らしい、彼らはあなたのお金を取るでしょうが、あなたのサポートをすることはありません。

製品に関しては、かなり不便で、カスタマイズ機能が非常に限られています。コラボレーターについての質問に答えてもらえなかったので、完全な評価はできませんでしたが、カスタマーサポートについては、まあ、それは存在しません!他にも安価なプロジェクト管理ツールはたくさんあります。他にも安いプロジェクト管理ツールはたくさんありますが、私はこれは避けたいと思います。

monday.com
オーバープライス – 他の場所を探す
正直言って、私は製品のUXを愛していますが、提案は完全に完全な詐欺です。
– 6人しかいなかったのに10人分のユーザーのためにお金を払う必要がある
– PRO」プランでない限り、ボードの権限を変更することができない/ボードを非公開にすることができない(申し訳ありませんが、それはプロの機能ではないはずです)
– 急速にプラットフォーム内で日常的なことを行うためのクレジットが不足している

あなたがそんなに課金しようとしている場合は、少なくともあなたが革新的な製品を持っていることを確認しようとする必要があります。私はちょうど価格の4分の1でClickUpに移行しましたし、ツールはMonday.comが行うすべてのことを行います。でも、私はすべてを渡って移行することができました。
あなたは真剣にあなたの価格設定モデルを見る必要があります。

Backlog
未処理・処理中などのステータスを変更するときにタスクの編集ボタンをおして中に入らないと変更できないこと。一覧画面のプルダウンなどで手軽に変更できるようにしてもらえるとさらに使いやすくなると思います。あとはスマホアプリがガントチャート一覧のページが見れないので改善してもらえるとありがたいです。
割とメンテナンス期間が多い気がします。一度メンテナンスを実行すると、予定時間を過ぎても続いている場合が多いので、プロジェクト管理のすべてをバックログ上で実行しようとするには多少リスクがあると思います。

Asana
私たちの会社に最も適したソフトを決めるために、いくつかのオプションと一緒にAsanaを試すため、サインアップしました。実際にはAsanaを気に入っていたのですが、他のオプションの方が使いやすく、退めました。Asanaのアカウントを削除しようとしましたが、アカウントの設定にはそのような方法はありませんでした。コミュニティフォーラムの投稿にあるサポートの返信には、退会できないので、カスタマーサポートに連絡する必要があるとのべられています。そこで私はカスタマーサポートに連絡し、アカウントとデータの削除を依頼しました。私の要求を無視して彼らは無料版を持っていると言ってきました。私は具体的に私たちのアカウントとデータの削除を要求するために彼らに連絡しましたが、彼らは私を無視したので、これはルールに反すると思います。

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