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プロジェクト管理で不動産業の事務をスピードアップ

最終更新日:2020.11.28

時間管理と信頼性が不動産業にとって大事な要素である。お客様からの依頼がそれぞれ違っていますが、同じ物件の推薦や相談のプログレスは基本的なタスクを繰り返しています。工期や売却手続きなどの遅れる可能性がよくあります。連絡が通じないことで時間をかかって信頼性が低下する悩みもあります。しかし、プロジェクト管理システムを利用して授業員のチーム対応が柔軟的になり、計画に対する管理も一層強く把握できます。

重複な作業で時間を無駄にしたことがあるの?

従業員に時間が大事な資源だと考えます。同僚とのタイムラインやプログレスを共有できるプロジェクトシステムを利用すれば、リソースの最適な分配法が明瞭になります。

業者の間だけでなく、クライアントもシステムの一環になるイメージを想像したら、複数の関係者から依頼される場合でも、メール、電話、DMからの情報を一つ一つ追跡することは多くの時間を要します。しかし、同じプロジェクトシステムにクライアントを追加することで、全ても関係者たちにおけるコミュニケーションを一回共有して終わる方が効果的であります。

そんな中、プロジェクト管理ソフトウェアは、プロジェクトマネージャ、チーム、および個々の貢献者がタスクを完了し、クライアントの要件を整理し、時間、予算、およびスコープの制約を管理するのに役立ちます。

よって、今回の記事ではプロジェクトを成功に導いてしまうプロジェクト管理ツールをご紹介していきます。

そもそもプロジェクト管理システムとは?

プロジェクト管理ツールとは、コストやスケジュールなどのプロジェクトリソースを管理するためのソリューションです。プロジェクト管理ツールの基本的な特徴をまとめると以下のようになります。

・スケジュール管理
・タスク管理
・ガントチャート(進捗表)の作成
・情報共有機能
・レポート作成機能

従来、プロジェクト管理は付箋紙やノート、エクセルなどを使ったアナログな方法で行われてきました。しかし、アナログな管理方法では、情報の共有や作業の進捗状況の把握が難しいというデメリットがあります。また、情報の更新が難しく、紛失のリスクもあり非効率的です。

プロジェクト管理ツールを使えば、進捗状況を可視化することができます。リアルタイムでステータス情報を確認できるため、問題が発生した場合でも柔軟に対応でき、作業の優先順位をつけることができます。また、さまざまなデータ共有機能により、プロジェクトマネージャー(PM)がチームメンバーの作業状況を把握しやすくなり、プロジェクト管理に役立ちます。

つまり、プロジェクト管理ツールは、従来のアナログな管理方法からゲームチェンジャーとなるのです。

社交的な仕事をやってもコミュニケーションに疲れない方法!

不動産業者に円滑なコミュニケーションがきることが、ごく基礎かつ重要な性質であります。第一印象として、お客様の前でいつも意思のそつがスムーズにしたいし、社交に全然疲れないピック状態を保つように、ほかのところで低効率なコミュニケーションを抑える方が効果的だと思います。そのために、メモやカレンダーなどのかわりに、全面的なタスク管理SaaSを導入して、業務の割り当て、スケジュールの共有、メールやミーティングでの解釈を全部集めて、社内のコミュニケーション効率が大幅に向上させる。

<メリット>

・進捗状況を把握しやすい
→プロジェクト管理ツールを使えば、仕事の進捗状況を簡単に把握することができます。工数やコスト、スケジュールなどをまとめて管理できるので、エクセルなどを使うよりも効率的です。例えば、作業工程がグラフィカルに表示されるガントチャート付きのツールを選べば、進捗状況を可視化することができます。問題が発生しても柔軟に対応できるようになります。また、見落としや見落としなどのミスを未然に防ぐことができるので、より効率的にプロジェクトを管理することができます。

・メンバー間での情報共有が容易
→プロジェクト管理ツールを使えば、メンバー間での情報共有が容易になります。ツールにデータを入力すると、リアルタイムでデータを把握することができます。また、ツールを利用することで、報告書ごとに統一されたフォーマットを使用することができるため、データの管理や共有が容易になります。また、タスク管理やスケジュール管理機能により、メンバー間での情報共有をサポートしてくれます。このように、情報共有に利用するツールが便利であればあるほど、プロジェクトを成功させやすくなります。

プロジェクト管理ツールは、プロジェクトに関わるリソースを管理し、プロジェクトの円滑な運営をサポートします。ツールを利用することで、メンバー間での情報共有や進捗状況の可視化が容易になります。自社に合ったプロジェクト管理ツールを導入して、プロジェクト管理の効率化を図りましょう。

それでは、ここから計6つの超おすすめのプロジェクト管理ツールを発表していくので、最後までこの記事を拝見してみてください!!

プロジェクト管理システムのおすすめ

1.monday.com(https://monday.com/lang/ja/)

monday.com は、オフィスでも自宅でも外出先でも、チームが期限内に成果を出すプロジェクトを計画し、実行するのを支援する強力なプロジェクト管理ソフトウェアです。使いやすさと柔軟性に優れているため、チームへの迅速な導入が可能で、ワークフローをカスタマイズすることも可能です。タイムトラッキング、自動通知、依存関係、タイムラインビュー、統合などの強力な生産性機能により、チームはプロジェクトのマイルストーンごとに、より良い結果を迅速に出すことができます。

2.Wrike(https://www.wrike.com/ja/)

Wrikeは、プロジェクトのトラッキング、チームコラボレーション、リアルタイムのレポート作成を可能にするオンライン作業管理ソリューションです。インタラクティブなガントチャート、カンバンボード、パーソナライズされたダッシュボード、リクエストフォームなどの機能を備えています。これらの機能は、プロセスを自動化し、より効率的で生産性の高いものにするのに役立ちます。カスタマイズされたワークフローや共有フォルダを使用して、作業量や進捗を完全に可視化します。Wrikeは、マーケター向けのWrikeやプロフェッショナルサービス向けのWrikeなど、多くの専門的なソリューションを提供しており、特定のチーム向けにカスタマイズされたツールやテンプレートも提供しています。

3.Jira(https://www.atlassian.com/ja/software/jira)

Jiraは、開発チームがソフトウェアの計画、追跡、リリースを行うために使用するアジャイルプロジェクト管理ソフトウェアです。アジャイルチームに特化して設計され、使用されている人気のあるツールです。ストーリーの作成、スプリントの計画、課題の追跡、最新のソフトウェアの出荷以外にも、ユーザーはチームの改善に役立つレポートを生成したり、独自のワークフローを作成したりすることができます。Atlassian の一部として、Jira は多くのツールと統合されており、チームがプロジェクトや製品をエンドツーエンドで管理できるようになっています。Jira Software は、ソフトウェアチームのすべてのメンバーが優れたソフトウェアを計画、追跡、リリースできるように構築されています。各チームには、ソフトウェアを出荷するための独自のプロセスがあります。すぐに使えるワークフローを使用することも、チームの作業方法に合わせて作成することもできます。

4.AceProject(https://www.aceproject.com)

AceProjectは、ウェブベースのプロジェクトトラッキングソフトウェアで、プロジェクトをエンドツーエンドで管理することができます。AceProjectは、個人、チーム、企業のための完全なプロジェクト管理ソリューションであり、重要なワークフローを管理する必要があります。AceProjectは、時間と経費のトラッキング機能により、プロジェクトが時間通りに予算内に収まるようにするためのツールを提供します。時間の入力は非常に簡単で、ほとんど自動化されており、タイムクロックを使用すると便利です。ユーザーは、色分けされたグラフと詳細情報を即座に提供するプロジェクトダッシュボードで、簡単にすべてのプロジェクトを把握することができます。ガントチャートを使用すると、プロジェクトの複雑さとその進捗状況を見ることができ、十分な情報に基づいた意思決定と必要なアクションを行うことができます。

5.asana(https://asana.com/ja)

Asanaは、各チームが一つの空間に集まってコラボレーションできるタスク管理ツールです。タスクの割り当てや起源の指定にかかる時間を大幅に短縮できるし、チーム内のコミュニケーションの回数も減少して、仕事の効率が向上させます。asanaで作られたプロジェクト計画通りにチームで努力して、もう二度とコミュニケーションミスや期限過ぎるせいでお客様に不信されることが起こりません。

6.ZOHO(https://www.zoho.com/jp/)

不動産業者に対して、コミュニケーションで家を売るだけでなく、マーケティング、販売、ウェブサイトの作成もサービスの一部であります。お客様の好みによって複数の部件を用意するには一般的であるが、類似のタスクが毎回繰り返して仕事の効率も低減されるし、相手の待ち時間も増やしています。ZOHO PROJECTSの導入によって、文書の種類に関係なく、タスクにアップロードされるといつもバージョンの追跡が行われます。共同作業の必要があるときにも、各部分のプログレスや責任を透明化になって、個人が難問に集中できて進歩を続けます。

良い口コミ

Monday.com

monday.comは、優れたプロジェクト管理ソフトウェアです。特にそれが各プロジェクトに追加されたチームのタスクになると、迅速かつ非常にカスタマイズ可能な管理を提供しています。monday.comを使用すると、作業の進捗状況を追跡し、各チームメンバーのパフォーマンスを確認することが非常に簡単です。

asana

小売業者としてasanaを愛用している。他のプロジェクト管理プログラムより使いやすいし、おかげでうちの遠距離チームのコミュニケーション効率が上がった。

asanaが本当に使いやすい。物事を整理するのに役立つので、各プロジェクトのステップと業務の割り当てかがわかりやすい。また、大量の情報を提供できる素晴らしいフォーラムがあり、Asanaでトレーニングを受けるので、Asanaのセットアップをサービスとしてクライアントに提供できます。ウィンウィンです。

悪い口コミ

asana

使えるけど、高すぎる。顧客サービス側に迷惑として対応された。電話サービスもないし、

(有料サービス利用者として)返信は何日間もこない。内部プロセスは不完備で、どの部門でも実際の問題解決はできない。失望して泣きたい。

柔軟性があり、使いやすいツールです。アップデートや微調整をすることで、作業がとても楽しくなります。しかし、スマートな新ティア(ビジネス)を導入したときにプレミアムサービスの3倍の料金がかかりました。失礼ですが、本当に金本位です。

臼井 崇

臼井 崇

テコンドー学生チャンピオン|2010年(H22年)に野村證券入社 ⇒ 5年半ザ・野菜を経験 |2015年10月からみずほFGにて金融商品のリスク管理業務に従事|2020年7月からファウンダーズに|金融からIT 、大手からベンチャーとそれぞれの観点からお役に立ちそうな情報を発信します!
日本に限らず海外のSaaSの紹介や、SaaS特集記事を取り上げていきます!
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