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【150人規模の自動車小売業】が勤怠管理システムjinjerを導入時に気を付ける4つのポイント

勤怠管理ジンジャー自動車小売り業会では、県内に多数の販売店舗を営業している場合はそれぞれの店舗でシフト作成を行わないといけないため、それぞれの店舗ごとにシフト作成が行える必要があります。
また150人という数の従業員を管理するために、本部でパソコンに付きっきりで作業をしなければならない従業員がいるのが今の現状です。勤務の実績を取りまとめられる機能もなければ業務をスムーズに進められないという側面もあり、必要な全ての機能をカバーした勤怠管理ツールを選んで導入するとなるとハードルが高いと感じる方も多いのではないでしょうか?

コロナ禍で自動車の全体的な販売台数も抑えられ、収益も減っている。会社規模的に大規模なシステム、機具の導入に向ける投資は限られるという場合でも安価で取り入れることが可能な勤怠管理システムが様々な会社から発表されています。実際に大手だけに関わらず、中小企業では、DX化の促進の人とつに勤怠管理の無人化を目的とした動きが目立っており、その対応だけで従業員2~3名分の年間のコストが減るなどいう成果が実際に出るほどです。

こちらの記事では自動車小売業で150人規模の会社で使うのに適した労務管理ツール「jinjer」を導入事例を用いれながら紹介していきます。また、実際にあった企業様の声も参考にしながら、読者様が検討する際に必要な情報をまとめてお伝えさせていただきます。

自動車小売業で使用する労務管理ツールを考える際に押さえておきたいポイント

自動車小売業で使用する労務管理ツールを導入する際に、どういった点に注意して選べば問題なく業務を進めることができるのか、具体的な労務管理ツール説明の前に把握しておくと検討しやすくなるので一覧で記載しております。

  • それぞれの店舗でシフト作成に使用することができる(使用する場所によっては営業所間の移動時間が長い地域もあるため)
  • 本部でそれぞれの店舗の情報を一括で確認できる(紙媒体、個別ファイルだと管理が煩雑になるため)
  • 急な勤務希望の変更にも対応可能かどうか(小売業の特性上、変形勤務になるので変更が発生しやすいため)
  • 有給休暇の取得状況を一目で把握できるかどうか(変形勤務であると通常の休みも不規則なので、取得忘れが発生しがちなため)

以上、4つのポイントは最低限でも押さえた上でどの労務管理ツールを導入するのか検討していただければ、自社の労務管理業務を劇的に改善することも可能です。

ここからは具体的に自動車小売業で使用する際に使い勝手の良い労務管理ツールを紹介していきます。

jinjer勤怠

jinjer_logo

2015年からサービスがスタートし、2020年の10月現在、自動車小売業に限らず13000という多数の企業が導入している信頼性の高い労務管理ツールです。
シフト管理、勤務時間の自動管理、有給の管理と最低限必要な機能が充実しているのは嬉しいところ。
また、雇用計画、ワークフローといった機能を追加で拡張することのできる拡張性の高さも特徴の1つです。

jinjer勤怠を導入するメリット

1.様々なデバイスで打刻することができる

自動車小売業の場合、店舗ごとで大きさが違うため、店舗によっては大きめの資材を据置くのは難しい状況も考えられます。jinjer勤怠であれば、店舗に在籍して勤務している時はパソコンで打刻ができます。
また、顧客を訪問して、そのまま直帰するような場面ではスマホから打刻も可能と幅広い状況に対応可能です。

2.休暇の申請・承認もツール上で可能

自動車小売業の場合、店長以下、それぞれの担当顧客先の訪問へ出ることも多く休暇の申請をしたい時に、店長が不在にしている。
当然、逆のパターンもありえます。お互い都合が悪くて作業が進まなかったというのはかなりもったいないです。
しかし、そんな時にもツール上に申請できれば、承認する側も時間と場所に縛られず作業ができるので訪問中の隙間時間に承認することも可能となり、時間を有効活用することができます。これで効率もアップし作業がスムーズに。

3.勤務希望の届け出もツール上で可能

自動車小売業で変形勤務の場合、勤務を作成するタイミングが休日で、急な希望を届けるにはわざわざ店舗まで出向かないといけない。
または電話、メールで連絡する必要となりますが、個人間でのやりとりとなると聞いてはいたけど、シフトに反映し損ねたという人為的ミスが発生してしまうこともありました。jinjer勤怠を導入し、ツール上でやりとりすれば、ミスを防ぐこともできます。

4.有給休暇の取得を個別にお知らせできる

自動車小売業の場合、少人数、小規模で店舗運営していることも多く、店長の業務が過多になりがちですが、
jinjer勤怠を使用すれば、それぞれの従業員ごとに有給休暇の取得状況を簡単に把握することができるので簡単に有給休暇の取得を促すことが可能です。労務管理に関する作業に掛かる時間を最低限に抑えて自動車の販売に関わる業務に注力することができます。

5.シフト表の作成時間を短縮できる

自動車小売業の店舗だと営業以外にも整備士と多数の従業員が変形性である勤務表の作成が発生します。これに一つ一つ対応するのはなかなか時間がかかり相談も含めるとそれ専用にスタッフを準備しなければいけません。それだけでもかなりの人件費がかかり無駄なコストになってしまいます。また、店舗によっては事務員が働いている場合もあり、カレンダー通りの勤務が併存する時もあり煩雑になりがちです。
jinjer勤怠であれば、様々なタイプの勤務形態に対応しているので、休み希望を入力するだけで簡単に作成が可能です。

6.全ての店舗の勤務状況を一括で管理できる

jinjer勤怠には給与計算に関するツールも用意されているので、労務管理ツールと併用することで給与計算も簡単に確実に行うことができる。これまで手動で勤務表を集め、入力していた際に発生していた確認ミス給与振り込み間違いの修正といった問題を事前に防ぎ、業務時間を大幅に短縮することができます。

jinjer勤怠を導入するデメリット

1.従業員が多いと利用料が割高になる

jinjer勤怠の利用料は1人当たりで計算されるため、店舗を増やした、販売会社の規模を拡大したと従業員が増える出来事が発生した場合には、会社単位で使用できるパッケージ化された労務管理ツールを検討することで、より安価に業務の効率化を実現できることもあります。

2.必要機能を拡張する場合には利用料も追加になる

jinjer勤怠は様々な機能を必要に応じて追加できる拡張性の高さを持つツールなのですが、その反面、必要機能を追加すればするほど、それに伴って費用も増えてしまいます。
事前に労務管理以外にも解決したい課題が分かっている場合には、必要な機能を全て備えたツールが他にないのかどうかをピックアップして同時に比較しつつ検討することで不要な出費を抑えることができます。

jinjer勤怠の導入例

1.全従業員が5人の少人数店舗の場合

営業が2人、整備士3人という小規模の店舗なこともあり、これまではシフト作成も片手間でしか行えず、有給の管理はとてもじゃないですが、手が回っていない状況でした。jinjer勤怠を導入したことで、それぞれの従業員の勤務希望を個別に確認する時間を省くことができ、シフト作成も簡単になり、これまで以上に自動車の販売、来客対応に集中することができるよう状況の改善ができました。
結果として、従業員、顧客、双方の満足度が上がるという効果も見られました。

2.営業、整備士、事務員合わせて20人近い大規模店舗の場合

勤める従業員の人数が多いこともあり、正直なところ1人1人の勤務希望を聞きつつシフト作成するのは現実的ではない状況でした。
結果として、離職率も高めとなっていましたが、jinjer勤怠を導入したことで勤務希望を集めることが容易になり、一目で勤務希望の提出状況が確認できるようになったことで、より従業員の満足度の高いシフト表を作成できるようになりました。
おかげで従業員の離職率も下がり、自動車販売のための来客対応、訪問、従業員の育成と本来注力するべき仕事に集中できるようになりました。
また、営業、整備士共に1日ごとにバランスの良いシフトを簡単に組めるようになったことで、業務効率を上げることにも繋がりました。

3.150人の従業員の勤務を取りまとめる経理の場合

これまで県内全域にある各店舗から、1ヶ月間の勤務結果を集めていたのですが、エクセルシートへの手入力だったので店舗ごとで勤務結果報告書の正確さに差が出てしまい、修正、確認作業に1日がかりなこともありました。
jinjer勤怠の導入で全ての店舗の勤怠状況を一括で確認できるようになった結果、おかしい打刻状況は随時修正できるようになりました。
給与計算ツールも合わせて、導入したため、勤務結果を基に一括で給与計算できるようになったことで業務時間を大幅に削減することができました。

jinjer勤怠の料金・仕様

ここまでいいツールだと料金が気になります。低額と言われてはいるがいったいどのくらいなのか調べてみました。

初期費用:100,000円
月額/ユーザー:300円~/ユーザー/月
最低利用人数:-
最低利用期間:1年

となっております。しかし、これはjinjer勤怠のみの価格でそのたjinjer人事、給与、経費などなど、多くなサービスがあります。
しかし、勤怠だけでこのか買うで済むのであれば、かなりお手頃になるのではないでしょうか?
初期費用の10万も高そうにみえますが、人件費一人分以上の成果が期待できるのであれば安く見えてきます。

まずは自社の状況を把握!

ここまで自動車小売業で150程度の規模の会社で使用するのに適した労務管理ツールjinjerのメリット、デメリット、導入例、そして料金をお伝えしてきました。中には自社の今の状況と合致していると気になった部分もあった担当者の方も多いのではないでしょうか。

実際に導入する際には、まず自社がどのような労務管理に関する問題を抱えているのか?
ツール導入を担当する部署を中心に把握した上で、労務管理ツールの特徴と照らしあわせて決定することで導入後に想定していた状況と違うという失敗を防ぐことができます。
労務管理ツール決定の際にこちらの記事を参考にして頂ければ幸いです。

臼井 崇

臼井 崇

テコンドー学生チャンピオン|2010年(H22年)に野村證券入社 ⇒ 5年半ザ・野菜を経験 |2015年10月からみずほFGにて金融商品のリスク管理業務に従事|2020年7月からファウンダーズに|金融からIT 、大手からベンチャーとそれぞれの観点からお役に立ちそうな情報を発信します!
日本に限らず海外のSaaSの紹介や、SaaS特集記事を取り上げていきます!
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