従業員500人規模の医療業者必見!|勤怠管理のDX化で工数確保

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2020年よりコロナ感染拡大がトリガーとなり医療業界が限界にきているのではないでしょうか。それをDX化で解決しませんか?

医療が直面する課題は、患者の管理、人材確保、コミュニケーションや伝達正確性などなど、病院の種類にもよりますが様々な課題を抱えていると思います。これから先、人の手で回さなくていい業務は全てツールに任せられます。そしてそのヒントを見つけるきっかけになればと思います。

これらの課題や不安を解決するのがDX化と呼ばれるデジタル化です。DX化とは人がやっていた業務を機会・AIで自動化し人の工数を増やすことが目的として使用されています。例えば、事務作業の50%を自動化させて、人為的ミスを減らすことができる且つ他の業務に手が回せることが可能になります。それが日本全国の運送業界で起こった場合、日本の運送業界はさらなる発展に繋がることでしょう。

また、目先のことになりますが、人件費を減らすこともできるのでDX化はとても素晴らしいツールなのです。しかし、大事なのは本当にそのDX化が必要なのかどうかです。きちんと見定めることができなければ無駄なコスト増やすだけになってしまいます。この記事ではそのような注意点や、導入前に気を付けて置くべきこと、目的をはっきりさせるのに役立てられるような記事になております。

こちらの記事では従業員が500人程の大規模な企業で人事・労務管理に関する業務を 安価で飛躍的に改善することができるツールメリット、デメリットと現場での活用例を挙げつつ ご紹介させていただきます。

使用する労務管理ツールを考える際に押さえておきたいポイント

労務管理ツールを導入する際に、どういった点に注意して選べば問題なく業務を進めることができるのか、具体的な労務管理ツール説明の前に把握しておくと検討しやすくなるので一覧で記載しております。

  • それぞれの現場・支店でシフト作成に使用することができるか
  • 本部でそれぞれの現場・支店の情報を一括で確認できるか(紙媒体、個別ファイルだと管理が煩雑になるため)
  • 急な勤務希望の変更にも対応可能かどうか
  • 有給休暇の取得状況を一目で把握できるかどうか(変形勤務であると通常の休みも不規則なので、取得忘れが発生しがちなため)

以上、4つのポイントは最低限でも押さえた上でどの労務管理ツールを導入するのか検討していただければ、自社の労務管理業務を劇的に改善することも可能です。

ここからは具体的に使用する際に使い勝手の良い労務管理ツールを紹介していきます。

jinjer勤怠

記事画像2015年からサービスがスタートし、2020年の10月現在、大手企業に限らず13000という多数の中・小企業が導入している信頼性の高い労務管理ツールです。シフト管理、勤務時間の自動管理、有給の管理と最低限必要な機能が充実しているのは嬉しいところ。また、雇用計画、ワークフローといった機能を追加で拡張することのできる拡張性の高さも特徴の1つです。

jinjer勤怠を導入するメリット

1.様々なデバイスで打刻することができる

現場ごとで使用方法が違い、場合にによっては大きめの資材を据置くのは難しい状況も考えられます。jinjer勤怠であれば、事務所に在籍して勤務している時はパソコンで打刻ができます。
また、顧客を訪問して、そのまま直帰するような場面ではスマホから打刻も可能と幅広い状況に対応可能です。

2.休暇の申請・承認もツール上で可能

どの現場でも、営業やその他の理由で責任者が外出ことも多く休暇の申請をしたい時に、承認してくれる人が不在にしている時があります。
当然、逆のパターンもありえます。そんな時にもツール上に申請できれば、承認する側も時間と場所に縛られず作業ができるので訪問中の隙間時間に承認することも可能となり、時間を有効活用することができます。

3.勤務希望の届け出もツール上で可能

変形勤務の場合、勤務を作成するタイミングが休日で、急な希望を届けるにはわざわざ現場まで出向かないといけない。
または電話、メールで連絡する必要となりますが、個人間でのやりとりとなると聞いてはいたけど、シフトに反映し損ねたという人為的ミスが発生してしまうこともありました。jinjer勤怠を導入し、ツール上でやりとりすれば、ミスを防ぐこともできます。

4.有給休暇の取得を個別にお知らせできる

少人数、小規模で運営しているろこでは、店長の業務が過多になりがちですが、
jinjer勤怠を使用すれば、それぞれの従業員ごとに有給休暇の取得状況を簡単に把握することができるので簡単に有給休暇の取得を促すことが可能です。労務管理に関する作業に掛かる時間を最低限に抑えて他の業務に注力することができます。

5.シフト表の作成時間を短縮できる

現場によって様々ですが、バイト、社員、派遣等と多数の従業員が変形性である勤務表の作成が発生します。
また、現場によっては事務員が働いている場合もあり、カレンダー通りの勤務が併存する時もあり煩雑になりがちです。
jinjer勤怠であれば、様々なタイプの勤務形態に対応しているので、休み希望を入力するだけで簡単に作成が可能です。

6.全ての従業員の勤務状況を一括で管理できる

jinjer勤怠には給与計算に関するツールも用意されているので、労務管理ツールと併用することで給与計算も簡単に確実に行うことができる。これまで手動で勤務表を集め、入力していた際に発生していた確認ミスや、給与振り込み間違いの修正といった問題を事前に防ぎ、業務時間を大幅に短縮することができます。

jinjer勤怠を導入するデメリット

1.従業員が多いと利用料が割高になる

jinjer勤怠の利用料は1人当たりで計算されるため、会社の規模を拡大し、従業員が増える出来事が発生した場合には、会社単位で使用できるパッケージ化された労務管理ツールを検討することで、より安価に業務の効率化を実現できることもあります。

2.必要機能を拡張する場合には利用料も追加になる

jinjer勤怠は様々な機能を必要に応じて追加できる拡張性の高さを持つツールなのですが、その反面、必要機能を追加すればするほど、それに伴って費用も増えてしまいます。
事前に労務管理以外にも解決したい課題が分かっている場合には、必要な機能を全て備えたツールが他にないのかどうかをピックアップして同時に比較しつつ検討することで不要な出費を抑えることができます。

jinjer勤怠の導入例

1.全従業員が10人以下の少人数の現場の場合

10人という小規模のなこともあり、これまではシフト作成も片手間でしか行えず、有給の管理はとてもじゃないですが、手が回っていない状況でした。jinjer勤怠を導入したことで、それぞれの従業員の勤務希望を個別に確認する時間を省くことができ、シフト作成も簡単になり、他の業務に集中することができるようになったなど、状況の改善ができました。
結果として、従業員、顧客、双方の満足度が上がるという効果も見られました。

2.30人程度の現場の場合

勤める従業員の人数が多いこともあり、正直なところ1人1人の勤務希望を聞きつつシフト作成するのは現実的ではない状況でした。
結果として、離職率も高めとなっていましたが、jinjer勤怠を導入したことで勤務希望を集めることが容易になり、一目で勤務希望の提出状況が確認できるようになったことで、より従業員の満足度の高いシフト表を作成できるようになりました。
おかげで従業員の離職率も下がり、販売のための来客対応、従業員の育成と本来注力するべき仕事に集中できるようになりました。
また、1日ごとにバランスの良いシフトを簡単に組めるようになったことで、業務効率を上げることにも繋がりました。

3.50人の従業員の勤務を取りまとめる経理の場合

これまで県内全域にある各現場から、1ヶ月間の勤務結果を集めていたのですが、エクセルシートへの手入力だったので現場ごとで勤務結果報告書の正確さに差が出てしまい、修正、確認作業に1日がかりなこともありました。
jinjer勤怠の導入で全ての現場の勤怠状況を一括で確認できるようになった結果、おかしい打刻状況は随時修正できるようになりました。
給与計算ツールも合わせて、導入したため、勤務結果を基に一括で給与計算できるようになったことで業務時間を大幅に削減することができました。

TeamSpirit

Team Spirit画像

株式会社チームスピリットの提供している労務管理ツールです。
勤務表を始めとする労務管理に限らず、経費精算、工数管理、電子稟議、社内SNSと幅広い機能を標準で備えています。
現状、抱えている課題を解決できる機能を持ち合わせている場合には費用を抑えて業務の効率化を図ることが可能です。

TeamSpiritを導入するメリット

1.安価で導入することができる

労務管理ツールを導入する際に気になる点の1つである導入費用。TeamSpiritであれば、基本的な機能のみ導入するのに掛かるのは会社規模に限らず、15万円から導入することが可能です。
導入後の保守に関しても、充実の機能を持つツールにしては割安な600円/1人と従業員数に合わせて決まる方式なので、会社運営に対しても大きな負担を掛けずに利用することができます。

2.コンサルタントサポートもある

労務管理ツールを扱う会社であれば、困った時の問い合わせサービス窓口は用意されていますが、TeamSpiritに関しては、現場の実態に即した活用の仕方をサポートしてくれるコンサルタントサポートも用意されています。
有料ではありますが、必要な場合には利用することでツールを最大限に活用することが可能です。
当然ながら、無料のサポートサービスも充実しており、企業ごとにポータルサイトが作成されます。
過去に問い合わせのあった事例は蓄積されていき参照できるようになっているので、担当が変わったり違う現場で同様の事例が発生した場合にも解決が容易に図れるようになっています。

3.今現在の社内の勤務状況が視覚的に把握できる

TeamSpiritであれば、日常的に入力される勤務表、勤務時間、残業時間をまとめてグラフ化してくれるダッシュボード機能も搭載されています。残業が多くなってしまっている部署、生産性の高い部署と把握したい情報を一目で確認することができるので、課題を明確化し、対応することも容易です。

4.セキュリティ面も安心

TeamSpiritはSalesforce PaaSを基盤としていることもあり、入力されたデータに関しては高度なセキュリティ性能で安心して日々の業務を行うことができます。勤務時間の打刻に関しては、様々な社員が関わる側面もあるため、セキュリティ性能の高さは魅力です。

TeamSpiritを導入するデメリット

1.シフト管理機能が付くと月額費用が高くなる

TeamSpiritの1番ベーシックなツールだと、シフト管理機能がないため、マネージャー向けの機能の付いたパッケージを導入する必要があります。
月額費用もシフト管理機能が必要な1拠点につき、6000円ずつ掛かる為、現場の数が多い企業の場合は費用が高くなることも考えられます。
労務管理ツールによっては、数関係なく利用料が一律なツールもあるため、自社の状況と照らし合わせつつ、比較して検討する必要もあるでしょう。

2.社内SNSが元々ある会社には割高になるケースもある

TeamSpiritは社内SNS、経費精算、電子稟議書といった幅広い機能を持っている点は魅力ですが、元々それらのツールを使用している企業の場合は、利用料が割高になる場合もあります。
自社の使用しているツールの状況を一通り把握した上で、余計な費用が掛かっていないかどうか確認して検討してから導入することで、無駄な出費を防ぐことができます。

TeamSpiritの導入例

1.50人が働く規模の現場の場合

これまで、50人の勤務希望を聞き取りしつつ、勤務表を作成していました。時には勤務希望の変更を相談したいこともありましたが、相談したい時に休みであったり、訪問中であったり、勤務表作成がスムーズに進められない時も多々ありました。

TeamSpiritであれば、社内SNS機能も付いているため、必要な時に連絡することができ、勤務表の作成に掛かる手間を省くことができました。経費精算、電子稟議書機能のおかげで、1人1人が持ってくる書類の処理のために、1回1回申請・承認で時間を止められることなく、時間を有効活用することで業務の効率化が図れました。

2.20人が働く小規模現場の場合

人数が少ないため、これまでは労務管理ツールを導入せずに運営してきました。しかし、所属人員も少なく実際のところは来客対応と事務作業を成り立たせるのは難しく課題を抱えていました。
TeamSpiritを導入して、利用することになってからは、シフト表を始めとする労務管理に掛かる時間が大幅に減り、生産に関する業務に注力することができるようになりました。
また、社内SNS機能を活用することで、所属員がお互いに業務に関する伝え忘れを防ぐこともできて、お客様対応の正確さもあがり、間接的にも良い影響が出てきました。

まずは自社の状況を把握、それぞれの労務管理ツールの機能と比較して決定しましょう

ここまで500人ほどの規模の会社で使用するのに適した労務管理ツール2つのメリット、デメリット、導入事例をそれぞれお伝えしてきました。中には自社の今の状況と合致していると気になった部分もあった担当者の方も多いのではないでしょうか。

実際に導入する際には、まず自社がどのような労務管理に関する問題を抱えているのか?
ツール導入を担当する部署を中心に把握した上で、それぞれの労務管理ツールの特徴と照らしあわせて決定することで
導入後に想定していた状況と違うという失敗を防ぐことができます。
労務管理ツール決定の際にこちらの記事を参考にして頂ければ幸いです。

臼井 崇

臼井 崇

テコンドー学生チャンピオン|2010年(H22年)に野村證券入社 ⇒ 5年半ザ・野菜を経験 |2015年10月からみずほFGにて金融商品のリスク管理業務に従事|2020年7月からファウンダーズに|金融からIT 、大手からベンチャーとそれぞれの観点からお役に立ちそうな情報を発信します!
日本に限らず海外のSaaSの紹介や、SaaS特集記事を取り上げていきます!
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